Møtet startet kl 1900 i Logesalen og ble ledet av Presederende Embedsmann, DSS Steinar Forså.

På PE,s anmodning hentet Fung. Stor Marsjall brødrene og ba disse følge inn i salen på to rekker. 16 av broderforeningens 20 medlemmer var til stede på møtet, sammen med 16 gjester. Dette gir totalt 32 tilstedeværende brødre.

PE startet med å henvise til søknad sendt Den Uavhengige Norske Storloge fra brødre i Loge nr.14 Polarlys og Loge nr. 60 Hans Egede om tillatelse til å stifte Broderforening. Han ba så om bekreftelse på at alle tilstedeværende er medlemmer av vår orden, noe som ble gitt. PE utnevnte Kristian A. Kristensen til referent og Kjell Solheim til dørvakt. Logens åpningssang ble sunget. PE erklærte deretter møtet for åpnet.

PE orienterte om Foreningens oppgaver, og om Ordenens opprinnelse. Deretter gjennomgikk PE statutter for Broderforeninger.

PE ba om forslag til navn på foreningen og Alf Eirik Johansen la fram forslaget som var " Harstad Broderforening 2013".

PE orienterte om at det kun er brødrene i den nye foreningen som har stemmerett i forhold til foreningens navn, og ba deretter om stemmetegn. Forslaget enstemmig godkjent.

PE orienterte om at det etter statuttenes § 5 skal velges et styre på fem medlemmer og han hadde fått seg forelagt følgende forslag:

Formann Alf Eirik Johansen
Viseformann Sigve Bertheussen
Sekretær Tor Eriksen
Kasserer Jan Mikkelsen
Arkivar Jon-Harald Ekman

PE ba om stemmetegn i forhold til foreslåtte styremedlemmer, og de foreslåtte ble enstemmig valgt.

PE ba Fung. Stor Marsjall føre de valgte styremedlemmer frem, og spurte deretter om de var villige til å overta de stillinger de var valg til, samt utføre pålagte oppgaver etter beste evne. Dette ble det unisont svart "ja" til.

PE underviste så de valgte styremedlemmene i deres plikter og informerte så Formannen om at det i henhold til § 6 i statuttene, skal de ulike nevnder velges i neste møte.

PE takket på vegne av Den Uavhengige Norske Storloge for at styret hadde stillet seg i spissen for denne broderforeningen. Han minnet også medlemmene om deres store ansvar, men han var ikke i tvil om at medlemmene ville greie oppgaven med å lede foreningen i samsvar med Odd Fellow Ordenens lære og at de ville følge de statutter og bestemmelser som til enhver tid gjelder for foreningen. Han ba så Fung. Stor Marsjall om å føre de valgte styremedlemmer tilbake til sine plasser. PE erklærte så på vegne av Den Uavhengige Norske Storloge foreningen for lovlig stiftet.

PE ba så formannen om å overta hans plass for å avslutte møtet.

Formannen takket DSS Steinar Forså for gjennomføringen av seremonien ved stiftelse av Harstad Broderforening 2013.

Formannen spurte om noen hadde noe å forebringe til beste for denne forening? Jan Norman Ytterstad ba om ordet, og han var veldig glad for at Broderforeningen nå var stiftet og han mente at det var en historisk dag for Logen. Han overrakte en gave til Harstad Broderforening 2013.

Første vers av ''Ut til bølgende'' ble sunget.

Formannen erklærte så møtet for lukket.


Første rekke foran fra venstre, Sekretær Tor Eriksen, Formann Alf
Eirik Johansen, Viseformann Sigve Bertheussen. Bakre rekke fra
venstre, Arkivar Jon-Harald Ekman, Kasserer Jan Mikkelsen, DSS
Steinar Forså.